Política de protección y tratamiento de datos.

01Introducción

BI-QUARE CONSULTING S.A.S., identificada con NIT 900.214.813-5 y debidamente registrada en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia (en adelante BI-QUARE), presenta a todos sus grupos de interés el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Protección y Tratamiento de Datos (el Manual), basado en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012; los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013 así como a las demás normas que le apliquen.

A través de este Manual, se permite desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Entendido lo anterior, BI-QUARE ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como sociedad privada tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir, de tal modo que, enmarcado en los principios de buena fe, legalidad, libertad, seguridad, veracidad, confidencialidad y transparencia, garantice la protección eficaz de los siguientes derechos:

• Habeas Data
• Privacidad
• Intimidad
• El buen nombre y la imagen

02Definiciones

Para efectos de la aplicación del contenido del presente manual, es importante establecer que se entenderá por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los relativos al estado civil, profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público. Pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los Datos Personales.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado, ubicado en Colombia, envía los Datos Personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

03Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de BI-QUARE tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. Se exceptúan los datos señalados en el artículo 10 de la misma Ley.
• Ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud dirigida al responsable de la información.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando evidencie que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio ante infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

04Deberes del responsable

BI-QUARE, como responsable de la información, asume los siguientes deberes a su cargo:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial la atención de consultas y reclamos.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

05Tratamiento

Para el desarrollo de su objeto social, BI-QUARE almacena, recolecta, usa y circula datos personales con fines de conocimiento de sus clientes, accionistas, trabajadores, dependientes de sus clientes, comunicación con estas personas, la remisión de informes solicitados y el mantenimiento de sus contactos comerciales. En virtud de lo anterior, los Datos Personales son utilizados, de forma manual y automática, para:

• Ejecutar los contratos propios del objeto social, ofrecidos dentro de su portafolio de servicios.
• Contactar a los Titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
• Cobrar las facturas surgidas en virtud de los contratos de prestación de servicios.
• Pagar honorarios, remuneraciones o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes.
• Cumplir con las obligaciones laborales que, de acuerdo con la normativa colombiana, se desprenden para BI-QUARE como empleadora.
• Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos y contables.
• Cumplir con las obligaciones de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención a los Titulares, así como promocionar sus servicios por correo, email, teléfono fijo y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz).
• Registro de la información de los Titulares en la Base de Datos de BI-QUARE.
• Proveer los Servicios ofrecidos en el Sitio Web.
• Efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales.
• Análisis estadístico e investigación de mercado.
• Transmisión de información a terceros involucrados en la prestación del servicio ofrecido.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el Titular.

En el evento en que, en el giro ordinario de los negocios de BI-QUARE, se requiera la Transferencia o Transmisión de los Datos Personales a aliados o proveedores a nivel nacional o en el extranjero, la misma se realizará de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, obligándose el receptor a cumplir los preceptos del presente manual.

06Autorización y almacenamiento

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por parte de BI-QUARE requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Se entiende que, con la firma de la autorización en cualquiera de los documentos donde se estipulen expresamente los contenidos de este manual, el titular aceptará los términos del mismo.

Una vez ejecutado el contrato de prestación de servicios o concluida la relación comercial, laboral o civil existente con los Titulares, los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la base de datos de BI-QUARE y de enviarles mensajes con fines comerciales y/o publicitarios si así lo autoriza el Titular. De lo contrario, y si se solicita expresamente por parte del Titular, serán eliminados de las Bases de Datos o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.

En todo caso, BI-QUARE adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización o las diferentes solicitudes por parte de los Titulares para el tratamiento de sus datos.

07Acceso, consulta y reclamación

BI-QUARE garantiza que todos los titulares de los datos personales a los que se les da tratamiento tendrán acceso a éstos y serán informados sobre todas las modificaciones, actualizaciones o supresiones que de ellos se hagan.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares o causahabientes de datos que reposen en las bases de la empresa podrán presentar solicitudes para la consulta de los mismos en cualquier momento a través del responsable y los encargados del tratamiento de la información.

Para atender el reclamo, solicitud o consulta, es necesario que el Titular o los legitimados según la Ley 1581 de 2012 alleguen la siguiente información:

• Nombre completo
• Número de identificación
• Dirección de notificación o de respuesta
• Teléfono de contacto

Cuando el solicitante no sea el Titular, debe allegar la información que de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 lo legitima para hacer la solicitud, consulta o reclamo en nombre del Titular.

08Disposiciones finales

BI-QUARE pone a disposición de sus titulares la siguiente información, con el fin de que se puedan comunicar con nosotros para tener acceso a su información personal, acreditar el tratamiento que se les está dando a sus datos personales, presentar reclamos o solicitar su actualización, rectificación o supresión, y solicitar la prueba de la autorización otorgada en su oportunidad.

Igualmente se informa a los titulares que BI-QUARE utiliza estrictos procedimientos de seguridad para garantizar la integridad, confidencialidad y seguridad de la información y de los datos personales suministrados por el Titular, tales como enmascarado de datos, encriptación de alto grado, restricción de acceso a la información únicamente por personal autorizado, y prácticas de desarrollo seguro de software, los cuales evitan su alteración y tratamiento o acceso no autorizado.

BI-QUARE designa a la Dirección Financiera y Administrativa, o a quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, garantizar su seguridad y el cumplimiento del presente manual a la luz de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario.